総務・規程 の実務Q&A
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慶弔規程や社内の各種手当は、どう設計すればいいですか。
まず、支給の目的と対象範囲を明確にします。慶弔見舞金は、対象となる事由（結婚、出産、傷病、弔慰）と続柄、金額、申請方法を定めます。税務上の扱い（社会通念上相当な範囲であれば課税され…
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備品や固定資産の管理は、どこまで必要ですか。
一定金額以上の資産は固定資産台帳で管理し、現物と台帳の一致を定期的に確認します。実務でズレる原因は、廃棄したのに台帳から落としていない、移設したのに設置場所が更新されていない、とい…
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文書の保存期間は、どう決めればいいですか。
法令で保存期間が定められている文書（会計帳簿、労働関係の帳簿、税務関係書類など）と、社内の必要性で決める文書があります。実務では、文書分類ごとに保存期間・保存媒体・保管場所・廃棄方…
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印章（社印・代表者印）の管理は、どうすればいいですか。
誰が保管し、誰の承認で押印できるかを規程で定め、押印簿で使用記録を残すのが基本です。実印・銀行印・角印など、印章の種類ごとに用途と権限者を分けます。押印の申請と承認を電子ワークフロ…
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契約書の管理は、どこまでやればいいですか。
締結済み契約の一覧化（相手方、契約種別、契約期間、自動更新の有無、解約通知期限、金額）と、原本の保管場所の特定が最低ラインです。 特に自動更新条項がある契約は、解約したいときに通知…
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規程と実態がズレていることに気づきました。どう直せばいいですか。
まず、どちらが正しいのかを判断します。規程が現実に合っていないなら規程を改定し、実態が不適切なら運用を正します。よくないのは、ズレを認識しながら放置することで、いざ問題が起きたとき…
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ハラスメント相談窓口は、どう設置・運用すればいいですか。
相談窓口の設置と周知、相談への適切な対応、事実確認、被害者への配慮、行為者への措置、再発防止といった一連の体制整備が求められます。窓口は形式的に置くだけでは機能せず、相談したことで…
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規程の改定は、誰がどう決めるのが正しいですか。
規程の性質によって決定機関が変わります。 就業規則のように労働者の意見聴取と労基署への届出が必要なもの、取締役会の決議が必要なもの、社内の決裁で足りるものがあります。 まず、自社の…
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職務分掌と職務権限は、何が違ってどう作るのですか。
職務分掌は「どの部署が何を担当するか」という業務の分担、職務権限は「誰がどこまで決められるか」という決裁の範囲です。この二つが噛み合っていないと、担当はしているが決裁権がない、ある…
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規程はどこまで作ればいいのでしょうか。ひな形をそのまま使ってもいいですか。
ひな形は出発点にはなりますが、そのまま使うと自社の実態と合わない条文が残ります。実態と規程が乖離していると、規程を根拠にした判断ができなくなり、かえって運用が苦しくなります。規程は…
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オフィスを移転するとき、管理部門は何を届け出る必要がありますか。
登記上の本店移転であれば法務局への登記が必要で、それを起点に、税務署・都道府県・市区町村への異動届、年金事務所・労働基準監督署・ハローワークへの所在地変更、銀行や取引先への通知が連…
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社内システムや業務ツールの導入先を、条件から比較して探す方法もあります。
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