規程整備の話、前回は社内ルールの最上位である「定款」を取り上げました。今回は、その次に見るべき規程――就業規則です。就業規則は、一般的にどの会社にもあります。だからこそ、「ある」ことに安心して、中身が置き去りになりやすい。IPOの要件を満たしているか、確認の勘所を整理します。
就業規則は「ある」。でも「合っている」か
就業規則は、常時10人以上の労働者を使用する会社に作成・届出が義務づけられているため、多くの会社に存在します。規程の中では、最も身近な存在と言っていいでしょう。
けれど、IPO準備で問われるのは、「あるか」ではなく「合っているか」です。以前の記事でも触れたとおり、上場審査では主幹事証券からほぼ例外なく労務デューデリジェンスが求められ、就業規則と実態の一致が厳しく見られます。規則ではこうなっているのに、実際の運用は違う――この乖離こそが、審査で問題になるのです。まずは、自社の就業規則がIPOの要件を満たしているか、確認してみましょう。
就業規則は「一冊」ではない――付属規程に分散している
確認の際、見落としやすいのが、就業規則の「広がり」です。就業規則と呼ばれるものは、本体の一冊だけではありません。育児介護規程、賃金規程、慶弔規程、賞与規程、退職金規程など、複数の規程に分散している可能性があります。
これらの付属規程も、法的には就業規則の一部です。本体だけ見直して、付属規程が古いまま――ではチェックになりません。分散しているものを全部並べて、一つひとつ、次の2つの観点で確認していきます。それぞれ、法改正に即しているか。そして、現状のルール（実際の運用）に即しているか。
特に育児介護のように法改正が頻繁な領域は、数年前の規程のままでは、ほぼ確実に現行法とズレています。また、実態が変わったのに規程が古いまま、というパターンも要注意です。手当の運用が変わった、賞与の算定方法が変わった、それなのに規程は昔のまま――こうしたズレを、一つずつ拾っていきます。
直すときの落とし穴――「不利益変更」
ここで、直す際の重要な注意点があります。棚卸の結果、「今の条件と規程が異なる」ことが見つかり、規程を実態に合わせて直そうとしたとき、その変更が従業員にとって不利な方向であれば、「不利益変更」に該当します。
労働条件を従業員の不利益に変更する場合、原則として、従業員から個別に同意を得る必要があります（労働契約法9条）。会社が一方的に「規程を直したので、今日からこの条件です」とはできないのです。例外として、変更に合理性があり、変更後の規則を周知した場合には同意なしでも有効となり得ますが（同10条）、その合理性の判断は厳しく、特に賃金や退職金といった重要な条件については、高度の必要性が求められます。「規程の整理のつもりが、労使トラブルの火種になった」とならないよう、不利益方向の変更は、専門家に相談しながら、丁寧に進めるべき領域です。
スタートアップの「作ったまま」を、棚卸する
スタートアップの際にルールを作ったまま、という話はよく聞きます。創業期に、ひな形をベースに急いで作った就業規則。その後、会社は成長し、人が増え、制度も変わったのに、規程だけが創業時のまま眠っている。
だからこそ、IPOを目指すこのタイミングで、決めたルールの棚卸をしてみましょう。本体と付属規程をすべて並べ、法改正と実態の2つの観点で突き合わせる。ズレが見つかったら、不利益変更に注意しながら、一つずつ直していく。地味な作業ですが、これが「ルールで動く組織」への確かな一歩です。前回の定款と同じで、規程は作ったら終わりではなく、会社の成長に合わせて育てていくもの。就業規則の棚卸は、その最初の実践になります。
※本記事は、IPO準備に携わった経験に基づく一般的な見解です。就業規則の変更、特に不利益変更にあたっては、社会保険労務士・弁護士等の専門家にご相談ください。制度は改正されることがあります。
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