従業員の休職は、どの会社でも起こりうる一方、担当者が対応に最も迷う場面の一つです。「休んでもらう」という一言の裏側には、休職前の調整、休職中の社会保険料という難所、そして復職の見極めまで、長く続くプロセスがあります。しかも、お金が「止まる」のに保険料は「止まらない」という、休職特有の落とし穴があります。今回は、休職対応を、休職前・休職中・復職の時系列で、部署横断で整理します。
休職前――「ただ休む」ではなく、調整と確認のプロセス
休職は、本人が「休みます」と言って即座に始まるものではありません。その前に、いくつもの調整があります。
まず、本人との面談です。状況を把握し、何が必要かを聞き取ります。あわせて、産業医の意見を求めます。医学的な観点から、就業が可能かどうか、どの程度の休養が必要かを確認します。さらに、所属長や関係者へのヒアリングと調整も行います。業務の引き継ぎや、職場で何が起きていたのかの把握です。もし職場でのトラブル（ハラスメントなど）が背景にある場合は、関係者の処分が必要になることもあります。休職は、単なる「お休み」の手続きではなく、その人がなぜ休むに至ったかに向き合うプロセスでもあるのです。
そして、制度面の確認です。「いつから、どのくらい休めるのか」は、会社の就業規則によって決まります。休職は法律で定められた制度ではなく、各社が就業規則で独自に定めるものなので、自社の規程を必ず確認します。そのうえで、医師による「労務不能」の証明があれば、傷病手当金の手続きに進みます。
休職中の最大の難所――社会保険料は「免除されない」
ここが、休職対応で最もつまずきやすいポイントです。私傷病（業務外の病気やケガ）による休職では、社会保険料は免除されません。これは、産前産後休業や育児休業と決定的に異なる点です。
産休・育休には法律に基づく社会保険料の免除制度がありますが、休職にはそれがありません。傷病手当金を受給していても同じです。傷病手当金は「所得を補償する給付」であって、「保険料を免除する制度」ではないからです。ここを混同すると、大きな見落としにつながります。
なぜ免除されないかというと、休職中も雇用関係が続き、被保険者資格が維持されているからです。社会保険料は標準報酬月額をもとに計算されるため、給与がゼロになっても、保険料の額は休職前と変わりません。本人負担分も会社負担分も、発生し続けます。
無給なのに保険料は発生する――どう徴収するか
問題は、休職中は給与が無給になることが多く、給与から天引きできない、という点です。天引きできない本人負担分の社会保険料を、どうやって徴収するか。ここを事前に決めておかないと、大きなトラブルになります。
特に注意したいのが、③の「復職後にまとめて精算」を選んだ場合です。休職が長引くと、立て替えた保険料は月を追うごとに積み上がり、まとまった金額になります。これを復職後の給与から一度に控除すると、手取りが大幅に減り、本人が「払えない」という事態になりかねません。だからこそ、休職に入る前に、徴収方法と金額の見通しを本人に説明し、合意しておくことが欠かせません。
なお、②の傷病手当金を会社が代理受領する方法については、2023年1月に協会けんぽの申請書から受取代理欄が削除されたため、現在は別途、代理受領の申請手続きが必要です。この方法を取る場合は、事前に協会けんぽや健康保険組合に確認しておきます。
住民税も止まらない――前年所得ベースで継続
休職中に発生し続けるのは、社会保険料だけではありません。住民税も、休職中であっても支払いが必要です。
住民税は、前年の所得に基づいて課税される仕組みだからです。今、収入がゼロであっても、前年に所得があれば、その分の住民税は課税され続けます。給与から天引き（特別徴収）できない以上、社会保険料と同じく、別の方法で徴収するか、本人が自分で納める普通徴収に切り替えるなどの対応が必要です。傷病手当金は非課税のため所得税はかかりませんが、住民税は前年所得が基準なので別、という点が見落とされやすいところです。一方、雇用保険料と所得税は、実際に支払われる給与に対してかかるため、無給であれば発生しません。「何が止まって、何が止まらないのか」を整理しておくことが大切です。
経理・労務・情シスの連携
休職中の保険料は、部署をまたいで処理されます。経理は、立て替えた本人負担分の保険料を「未収金」として計上します。会社が立て替えている＝後日本人から回収すべきお金、として帳簿に残すわけです。労務は、その未収分を「債権」として捉え、本人に「保険料の支払いが必要であること」を連絡し、回収を進めます。経理が数字で管理し、労務が本人とのやり取りを担う、という連携です。どちらかが欠けると、保険料の徴収が宙に浮きます。
情シスは、休職に入る本人のシステム権限を、いったん外すかどうかを検討します。長期間アクセスのないアカウントを放置するのはセキュリティ上のリスクになるため、休職期間中は権限を停止し、復職時に再付与する、という運用を検討します。これは、退職時のアカウント停止や、異動時の権限見直しと同じ発想です。
復職――「戻れるか」の見極めと、復職プログラム
休職者から復職の話が出てきたら、次のフェーズです。まず確認すべきは、「本当に働ける状態か」です。本人の「働きたい」という気持ちだけでなく、医学的な裏づけ（主治医や産業医の判断）をもとに、慎重に見極めます。焦って復職し、再び休職に至るケースは少なくないため、ここは丁寧に進めます。
そして、復職は必ずしもフルタイムでの復帰とは限りません。多くの会社では、復職プログラム（リハビリ勤務）を用意し、時短勤務から始めて、段階的に通常勤務へ戻していきます。特にメンタル不調による休職からの復職については、厚生労働省が「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」を公開しており、段階的な職場復帰支援の標準的な進め方が示されています。自社の復職プログラムを整備する際の参考になります。
ここに、河合の実務感覚として一つ補足したい横断の論点があります。復職プログラムで時短勤務になると、その人がどの部署のコストとして扱われるかが変わることがあります。たとえば、復職プログラム中は特定の部署に属さず「人事付」として扱う、といった運用をとる場合、その人の人件費の計上先が変わり、部署別の原価計算に影響します。復職は、労務だけの話ではなく、経理の数字にも波及するのです。
まとめ
休職対応は、休職前の面談・産業医意見・調整から始まり、休職中の社会保険料という難所を越え、復職の見極めまで続く、長いプロセスです。最大の落とし穴は、私傷病休職では社会保険料が免除されないこと。そして住民税も前年所得ベースで発生し続けること。無給でも発生するこれらを、どう徴収するかを事前に決め、本人に説明しておくことが欠かせません。さらに、経理は未収金、労務は債権として回収を担い、情シスは権限を管理し、復職時には原価計算にまで影響が及ぶ。休職は、まさに部署横断で向き合うべきテーマです。何より、制度の前提として、自社の就業規則に休職と保険料徴収のルールを明記しておくことが、すべての出発点になります。
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※本記事は一般的な実務解説であり、個別の手続きや判断については、管轄の年金事務所・健康保険組合・市区町村、または社会保険労務士等の専門家にご確認ください。制度や運用は変わることがあります。
※心身の不調が続く場合は、一人で抱え込まず、産業医やお住まいの地域の相談窓口など、専門家への相談もご検討ください。
